MAIL MERGE


Mail merge adalah metode penggabungan data. 

Mail merge membantu kita untuk membuat sebuah dokumen (misalnya surat) yang isinya sama untuk penerima yang berbeda secara cepat dan mudah. Fitur ini sangat membantu terutama bila penerimanya sangat banyak.

Contoh : sertifikat, label, dan amplop

 Ada 2 dokumen yang digunakan dalam membuat mail merge, yaitu:
  • Dokumen Master, dokumen utama yang isinya sama untuk semua penerima.
  •  Data Source, yaitu dokumen yang isinya khusus untuk masing-masing penerima.


Langkah pembuatan :

Tahap 1 : Membuat Data Source

Buat data source di kingsoft spreadsheet seperti contoh di bawah ini dan simpan dengan nama Data try out.

 


Tahap 2 : Membuat Dokumen Master


Buat dokumen master di kingsoft writer seperti contoh dan simpan dengan nama hasil tryout

 
 

Dokumen ini jangan ditutup karena akan kita lanjutkan ke langkah berikut:menggabungkan Data Source dengan Dokumen Master.


Tahap 3 : Menggabungkan Dokumen Master dengan Data Source


Pada dokumen master ( kingsoft writer ) klik references

 


Klik mail marge


 




Klik Open Data Source


  

Cari Data source yang tadi kita simpan dengan nama “ Data Try Out “ , klik open

 

Maka akan muncul Select Table

 


Pilih Sheet1$ karena data berada di sheet 1. Klik Ok

Posisikan kursor di

 

Klik Insert Marge Field

 

Maka akan muncul

Data di bawah di dapat dari data source “Data Try Out” yang kita pilih tadi.
Sesuai kata-kata di row / baris pertama.
 
 
 


Klik NAMA - Klik Insert - Klik Close


 

Hasilnya akan seperti ini 

 


Isi data yang lain dengan cara yang sama

Hasilnya akan tampak seperti berikut

 


Klik View Marged Data

 

Isi data source akan muncul di dokumen master

 

Untuk melihat isi data berikutnya , klik next record
Untuk melihat data sebelumnya, klik previous record

 

Isi data yang muncul sesuai dengan urutan data di data source “Data Try Out“ ( Kingsoft Spreadsheet )
Langkah terakhir klik Marge to New Document

 

Pilih All Klik ok

 

Maka akan muncul document baru




Pada dokumen baru, setiap surat akan ditampilkan per halaman.
Jangan lupa menyimpan dokumen baru tersebut.







 







Share on Google Plus
<