Mail merge adalah metode penggabungan data.
Mail merge membantu kita untuk membuat sebuah dokumen (misalnya surat) yang isinya sama untuk penerima yang berbeda secara cepat dan mudah. Fitur ini sangat membantu terutama bila penerimanya sangat banyak.
Contoh : sertifikat, label, dan amplop
Ada 2 dokumen yang digunakan dalam membuat mail merge, yaitu:
- Dokumen Master, dokumen utama yang isinya sama untuk semua penerima.
- Data Source, yaitu dokumen yang isinya khusus untuk masing-masing penerima.
Langkah pembuatan :
Tahap 1 : Membuat Data Source
Buat data source di kingsoft spreadsheet seperti contoh di bawah ini dan simpan dengan nama Data try out.
Tahap 2 : Membuat Dokumen Master
Buat dokumen master di kingsoft writer seperti contoh dan simpan dengan nama hasil tryout
Dokumen ini jangan ditutup karena akan kita lanjutkan ke langkah berikut:menggabungkan Data Source dengan Dokumen Master.
Tahap 3 : Menggabungkan Dokumen Master dengan Data Source
Pada dokumen master ( kingsoft writer ) klik references
Klik mail marge
Klik Open Data Source
Cari Data source yang tadi kita simpan dengan nama “ Data Try Out “ , klik open
Maka akan muncul Select Table
Pilih Sheet1$ karena data berada di sheet 1. Klik Ok
Posisikan kursor di
Klik Insert Marge Field
Maka akan muncul
Data di bawah di dapat dari data source “Data Try Out” yang kita pilih tadi.
Sesuai kata-kata di row / baris pertama.
 |
Klik NAMA - Klik Insert - Klik Close
Hasilnya akan seperti ini
Isi data yang lain dengan cara yang sama
Hasilnya akan tampak seperti berikut
Klik View Marged Data
Isi data source akan muncul di dokumen master
Untuk melihat isi data berikutnya , klik next record
Untuk melihat data sebelumnya, klik previous record
Isi data yang muncul sesuai dengan urutan data di data source “Data Try Out“ ( Kingsoft Spreadsheet )
Langkah terakhir klik Marge to New Document
Pilih All Klik ok
Maka akan muncul document baru
Pada dokumen baru, setiap surat akan ditampilkan per halaman.
Jangan lupa menyimpan dokumen baru tersebut.
0 comments:
Post a Comment